Portal akceptacji dla klientów

Zazwyczaj otrzymują Państwo e-mailem osobisty link dostępu. Jednym kliknięciem otwiera się portal, bez rejestracji i bez hasła. Link jest ważny przez 7 dni i można z niego korzystać wielokrotnie. Jeśli wygasł, nowy można zamówić na stronie logowania przez „Zaloguj się linkiem z e-maila”. Jeśli mają Państwo dostęp z hasłem, logują się Państwo adresem e-mail i hasłem. Dostęp można uzyskać od swojej osoby kontaktowej; jej dane znajdują się u góry portalu, pod ikoną kontaktu. Zaprosić Państwa może także współpracownik, który jest już zalogowany.

Na stronie logowania należy kliknąć „Nie pamiętam hasła” i podać adres e-mail. Otrzymają Państwo e-mail z linkiem do ustawienia nowego hasła. Zawsze można też zalogować się bez hasła przez „Zaloguj się linkiem z e-maila”.

Tak, ze względów bezpieczeństwa nieaktywne sesje są po pewnym czasie kończone. Czas ten jest na tyle długi, że krótkie przerwy, na przykład na rozmowę telefoniczną lub spotkanie, nie stanowią problemu. Po wylogowaniu wystarczy zalogować się ponownie; komentarze i oznaczenia oczywiście pozostają zachowane.

Za pomocą wyszukiwarki w górnej części nagłówka lub skrótu Ctrl+K (Mac: ⌘K). Wyszukiwanie obejmuje projekty, klientów, osoby, pliki (także według statusu, EAN i numeru artykułu) oraz komentarze. Najlepsze wyniki pojawiają się na górze i są wyróżnione; kliknięcie komentarza otwiera plik dokładnie w danym miejscu. Bez frazy wyszukiwania wyświetlane są ostatnio zmieniane projekty. Widoczne jest tylko to, do czego mają Państwo uprawnienia.

Tak, za pomocą szablonów projektów dla klienta, we wszystkich planach. W ustawieniach klienta jednorazowo określa się kategorię, termin w dniach od utworzenia, domyślne osoby akceptujące, wewnętrzne osoby kontaktowe oraz tekst briefu. Każdy nowy projekt tego klienta ma je już uzupełnione; w projekcie wszystko można zmienić. Nie ma zdublowanych szablonów, ponieważ szablon należy bezpośrednio do klienta. Włącza się go w Ustawieniach → „Szablony projektów dla klienta”.

Wszystkie udostępnione Państwu projekty znajdują się w przeglądzie projektów. Status pokazuje, na jakim etapie jest projekt: „W toku” oznacza, że prace nadal trwają, „Oczekuje na akceptację” oznacza, że czekamy na Państwa odpowiedź, „Zakończony” oznacza, że projekt jest ukończony, a „Wstrzymany” oznacza, że został na razie zatrzymany.

W przeglądzie projektów można wyszukiwać według tytułu, numeru projektu lub osoby kontaktowej oraz filtrować listę, na przykład aby pokazać tylko projekty nieprzeczytane lub tylko pilne. Aktywne kryterium sortowania jest wyróżnione pogrubieniem, więc od razu widać, jak uporządkowana jest lista. Projekty zakończone są domyślnie ukryte; przełącznikiem „Pokaż zakończone” wyświetla się je w neutralnym stylu, aby nie zasłaniały aktywnych.

Wystarczy kliknąć plik, aby otworzyć go w widoku szczegółowym. W wielostronicowych plikach PDF można przechodzić między stronami strzałkami oraz powiększać lub pomniejszać widok. Filmy można odtwarzać, wstrzymywać i przewijać do wybranego miejsca za pomocą osi czasu.

Należy otworzyć plik. Na karcie „Przed/Po” wybiera się dowolne dwie wersje i tryb porównania: suwak, przenikanie, miganie, „Różnice” (zmienione miejsca są wyróżniane automatycznie) oraz, w plikach PDF i plikach Office, „Tekst”. Na karcie „Porównanie wersji” ustawia się do 20 wersji obok siebie, w siatce lub w rzędzie, ze wspólnym powiększeniem; filmy są odtwarzane synchronicznie. Różne proporcje nie są zniekształcane.

W widoku szczegółowym obrazu termin jest wyróżniony kolorem, gdy tylko się zbliża lub już minął. Dzięki temu od razu widać, gdzie odpowiedź jest szczególnie pilna.

Ikoną koperty na kafelku projektu oznacza się go ponownie jako nieprzeczytany, a pinezką utrzymuje się go na górze (po zakończeniu projektu jego pinezka jest usuwana automatycznie). Pogrubienie z kropką oznacza, że jest coś nowego dla Państwa.

Tak. Na liście projektów przyciskiem „Zaznacz” wybiera się kilka projektów i przenosi je razem do kosza. Można je stamtąd odzyskać w ciągu 30 dni.

Należy otworzyć plik i wpisać komentarz w polu komentarza obok niego. Edytor działa jak mały dokument tekstowy: można formatować tekst, tworzyć listy lub wstawiać linki. Znakiem „/” otwiera się menu z opcjami formatowania, a znakiem „@” wspomina się konkretną osobę, która otrzyma powiadomienie.

Tak. W polu komentarza znajduje się ikona spinacza, obok przycisku emoji. Służy ona do dołączania dodatkowych plików, na przykład obrazu referencyjnego, szkicu lub zrzutu ekranu. Załączniki są dostępne bezpośrednio przy komentarzu.

Tak. Pod każdym komentarzem znajduje się mała ikona odpowiedzi. Odpowiedź pojawia się tuż pod nim jako wątek, dzięki czemu pytania i wyjaśnienia są zawsze powiązane z pierwotnym komentarzem.

Jednym kliknięciem emoji można zareagować na komentarz bez pisania odpowiedzi, na przykład znaczkiem zatwierdzenia dla „jest w porządku” lub kciukiem w górę. Reakcja jest widoczna dla wszystkich; imiona i nazwiska widoczne pod spodem pokazują, kto i jak zareagował.

Nad obrazem znajdują się małe narzędzia, takie jak ołówek, strzałka, koło, linia, pole tekstowe lub numerowane pinezki. Za ich pomocą wskazuje się bezpośrednio miejsce, o które chodzi. Własne oznaczenie można później w każdej chwili przesunąć, zmienić jego rozmiar lub je usunąć.

Należy otworzyć plik PDF i wybrać odpowiednie narzędzie tekstowe. Tekst można zaznaczać, podkreślać lub przekreślać, aby bezpośrednio wskazać, o czym mowa lub co należy zmienić. Narzędzie to jest widoczne tylko w plikach PDF.

Należy odtworzyć film do wybranego miejsca i napisać komentarz. Aktualny znacznik czasu jest dodawany automatycznie, dzięki czemu wszyscy wiedzą, czego dotyczy uwaga. Przy każdym komentarzu na osi czasu pojawia się mały znacznik; jego kliknięcie przenosi bezpośrednio do tego miejsca w filmie.

Tak. Na wąskim pasku nad osią czasu należy przeciągnąć myszą lub palcem od początku do końca fragmentu. Film zatrzymuje się na początku, pole komentarza pokazuje początek i koniec, a pisać można od razu. Można też użyć klawiatury: I dla początku, O dla końca. Zakres pojawia się jako belka na osi czasu i jako „0:12–0:18” w komentarzu. Własne zakresy można później przesuwać lub skracać, przeciągając ich krawędzie.

Należy zaznaczyć zakres na pasku nad osią czasu i wybrać „Wytnij tutaj” nad polem komentarza. Zakres pojawia się z czerwonymi paskami i nożyczkami, a komentarz pokazuje „Wytnij 0:12–0:18”. Tekst jest opcjonalny. Wskazówka jest zawsze zadaniem, które agencja może oznaczyć jako wykonane. CLAPPO niczego samo nie wycina: to oznaczenie dla agencji.

Tak. Należy kliknąć film i użyć klawiszy strzałek lub dwóch przycisków ze strzałkami pod filmem: każde naciśnięcie przesuwa dokładnie o jedną klatkę do przodu lub do tyłu. Prędkość wybiera się pod filmem, od 0,25× do 2×. Dalsze skróty: spacja lub K – odtwarzanie/pauza, J i L – 5 sekund do tyłu/do przodu, M – włączenie lub wyłączenie dźwięku. Znak zapytania (?) w widoku pliku wyświetla zestawienie.

Tak. Po wstrzymaniu filmu w wybranym miejscu pojawia się mały pasek narzędzi ze strzałką, linią, prostokątem, kołem, numerowaną pinezką, tekstem i rysowaniem odręcznym. Szkic zapisywany jest razem z komentarzem i jest później ponownie wyświetlany w odpowiednim momencie. Poszczególne kształty można potem pojedynczo przesuwać, zmieniać ich rozmiar lub usuwać.

Należy otworzyć plik i wybrać kartę „Przed/Po”. Tam ustawia się tryb porównania: suwak, przenikanie, miganie lub „różnice”, który zaznacza zmienione miejsca na różowo. W trybie migania wybiera się „Automatyczny” lub „Ręczny”: w trybie „Ręczny” przytrzymanie obrazu pokazuje starą wersję, a po puszczeniu ponownie widoczna jest nowa. W plikach PDF i plikach Office z tekstem dostępna jest także opcja „Tekst”: nowy tekst jest wyświetlany na zielono, a usunięty – przekreślony na czerwono; ponadto pojawia się lista wszystkich zmian tekstu.

Tak, od planu Studio. W opcjonalnej akceptacji etapowej plik przechodzi przez 2 do 10 nazwanych etapów, na przykład marketing, zarząd i dział prawny. Kolejny etap otrzymuje plik dopiero wtedy, gdy poprzedni go zatwierdzi. W każdym etapie można wyznaczyć osobę decyzyjną, której akceptacja kończy etap; pozostałe osoby w etapie wydają rekomendacje. Na tablicy projektu pliki przechodzą jako karty z jednego etapu do następnego. Bez tego ustawienia wszystkie osoby akceptujące zatwierdzają jednocześnie, jak dotychczas.

Tak. W profilu można wybrać „Raz dziennie jako zestawienie”. Odpowiedzi, komentarze klientów i wzmianki trafiają wtedy razem w jednym e-mailu rano, uporządkowane według projektów. Zaproszenia i przypomnienia o terminach nadal przychodzą od razu. Dzwonek w portalu zawsze pokazuje wszystko natychmiast.

Tak. Otwarte punkty poprzedniej wersji pozostają widoczne w nowej wersji, dopóki zespół nie oznaczy ich jako rozwiązane, dzięki czemu nic nie ginie między kolejnymi rundami poprawek.

W widoku projektu karta „Otwarte punkty” wymienia wszystkie komentarze o statusie Otwarty lub W toku ze wszystkich plików, od najnowszych. Filtry „Plik” i „Osoba” pozwalają je zawęzić; jedno kliknięcie przenosi do oznaczonego miejsca. Gdy wszystkie punkty są rozwiązane, karta znika.

Należy otworzyć plik i wybrać „Zatwierdź”. Tym samym potwierdzają Państwo, że z Państwa punktu widzenia wszystko jest w porządku.

Jeśli coś jeszcze wymaga dopracowania, należy wybrać „Poproś o poprawkę” i krótko opisać w komentarzu, co trzeba zmienić. „Odrzuć” należy wybrać wtedy, gdy z Państwa punktu widzenia plik w tej postaci się nie nadaje.

W niektórych projektach przed akceptacją wymagane są dodatkowe informacje, na przykład numer EAN/GTIN lub numer artykułu. Dopóki tych informacji brakuje, akceptacja nie jest jeszcze możliwa. Portal pokazuje, co należy uzupełnić, zarówno w widoku szczegółowym obrazu, jak i w przeglądzie galerii.

Tak. Projekt można zakończyć, nawet jeśli niektóre elementy zostały odrzucone; odrzucenie jest udokumentowane w podsumowaniu. Dzięki temu łatwo odróżnić elementy zatwierdzone od niewykorzystanych, bez blokowania zakończenia projektu.

Jeśli nadal brakuje danych, takich jak numer artykułu lub EAN, przy zatwierdzaniu otwiera się okno. Można je uzupełnić i od razu zatwierdzić albo wybrać „Później”.

Tak. Zespół agencji znajdzie przycisk „Zatwierdzone pliki jako ZIP” w „Opcjach” w widoku projektu. Pakuje on tylko w pełni zatwierdzone pliki, każdy jako aktualną wersję w oryginalnym formacie.

Pojedynczy plik można pobrać bezpośrednio. Jeśli potrzebnych jest kilka naraz, należy je zaznaczyć i pobrać razem w jednym pliku. Przy bardzo dużych ilościach danych portal oferuje link do pobrania zewnętrznego. Na życzenie dane można też przesłać do chmury klienta.

Podsumowanie w PDF można uzyskać w każdej chwili z danego projektu. Zawiera ono wszystkie komentarze i oznaczenia. Gdy tylko projekt zostanie zakończony, końcowe podsumowanie z komentarzami i akceptacjami jest wysyłane automatycznie jako załącznik e-maila o zakończeniu.

Tak. Podsumowanie w PDF pozostaje dostępne, nawet jeśli projekt nie jest już aktywny. Dzięki temu w każdej chwili można sprawdzić, co zostało zatwierdzone, skomentowane lub odrzucone w chwili zamknięcia projektu.

Widoczne są tylko projekty przypisane freelancerowi, wraz z briefem i wewnętrznymi plikami referencyjnymi. Dane kontaktowe klientów oraz wewnętrzne komentarze agencji pozostają ukryte: praca odbywa się we własnym, ograniczonym obszarze.

Nową wersję dodaje się w widoku szczegółowym pliku, tak samo jak w przypadku każdej innej osoby. Na początku wersja jest widoczna tylko wewnętrznie: zespół agencji ją sprawdza i dopiero potem udostępnia klientowi. Dzięki temu klient nigdy nie widzi trwających prac, które nie zostały jeszcze zatwierdzone.

Zależy to od zespołu agencji i projektu. Komentarze i prośby klientów o poprawki mogą być przekazywane freelancerowi lub zapisywane jako zadanie bezpośrednio w projekcie, tak aby było jasne, co jeszcze trzeba poprawić.

W widoku projektu, przez Opcje → „Udostępnij pliki finalne”. Wiadomość jest wysyłana e-mailem do wewnętrznych osób kontaktowych agencji. Po przypisaniu do projektu freelancer automatycznie otrzymuje e-mail.

Tak. W sekcji Administracja → Integracje należy zaznaczyć przy danym kanale zdarzenie „Termin upłynął”. Powiadomienie jest domyślnie wyłączone i przychodzi raz na projekt i termin, gdy tylko termin upłynie, a akceptacje są nadal otwarte.

Tak, za pomocą linków podglądu, we wszystkich planach. Administrator tworzy w projekcie link z datą ważności, opcjonalnym hasłem i blokadą pobierania, kopiuje go i udostępnia, na przykład w komunikatorze. Goście widzą pliki, wersje i komentarze oraz komentują pod swoim imieniem. Zatwierdzać mogą tylko zaproszone osoby akceptujące, dzięki czemu każda decyzja w dzienniku należy do osoby, którą można zweryfikować. Każdy link można w dowolnej chwili wycofać. Funkcję włącza się w Ustawieniach → „Linki podglądu” (niedostępne w wersjach testowych).

Tak, za pomocą webhooków, od planu Studio. CLAPPO przekazuje zdarzenia, takie jak nowy plik, komentarz, decyzja, plik w pełni zatwierdzony, nowy projekt, upłynięcie terminu i ukończenie etapu, na wskazany adres, na przykład „Catch Hook” w Zapierze lub „Custom webhook” w Make. Dzięki temu można na przykład zakończyć zadanie w Asanie lub dodać wiersz w Arkuszach Google, gdy coś zostanie zatwierdzone. Włącza się to w Ustawieniach → „Webhooki”; następnie należy wpisać adres w sekcji Administracja → „Integracje” i sprawdzić go przyciskiem „Wyślij test”. Wiadomości są podpisywane i w razie błędów automatycznie ponawiane. Webhooki nie są dostępne w wersjach testowych; nie ma osobnej aplikacji Zapier ani API.

Tak, dzięki analizom, od planu Studio. Administratorzy widzą typowy czas realizacji dla pliku i projektu, liczbę rund poprawek, jak szybko decydują klienci oraz które akceptacje są obecnie otwarte, według klienta i projektu, dla 30 dni, 90 dni lub 12 miesięcy. Przyciskiem „Pobierz CSV” można uzyskać wszystkie wartości dla Excela. Włącza się to w Ustawieniach → „Analizy”. Klienci i osoby akceptujące nie widzą analiz.

Tak, dzięki potwierdzonej akceptacji, we wszystkich planach. Gdy jest włączona (Ustawienia → „Potwierdzona akceptacja”), a w projekcie zaznaczono pole „Potwierdzaj akceptacje kodem”, osoba akceptująca otrzymuje przy zatwierdzaniu e-mailem 6-cyfrowy kod i wpisuje go w portalu. Dziennik akceptacji pokazuje wtedy „potwierdzone kodem z e-maila” wraz z godziną i skróconym adresem. Jeden kod wystarcza dla kilku plików: CLAPPO nie prosi o niego ponownie tej samej osoby w tym samym projekcie przez 30 minut. Prośby o poprawkę i odrzucenia nie wymagają kodu. Jeśli agencja zatwierdza w imieniu klienta, na przykład po rozmowie telefonicznej, dziennik wskazuje „wprowadzone przez agencję, niepotwierdzone”. Jest to dodatkowy dowód, a nie kwalifikowany podpis elektroniczny.

Tak, bez sklepu z aplikacjami. Na iPhonie w Safari należy użyć Udostępnij → „Dodaj do ekranu początkowego”; na Androidzie w Chrome – menu → „Zainstaluj aplikację”; na komputerze w Chrome lub Edge – ikony instalacji na pasku adresu. Jest to skrót do portalu; nadal potrzebne jest połączenie z internetem.

Tak. W sekcji Administracja → Role właściciel obszaru klienta decyduje, czy klienci i osoby akceptujące mogą sami zatwierdzać i zapraszać kolejne osoby akceptujące oraz czy freelancerzy mogą dodawać pliki. Administratorzy zawsze zachowują wszystkie uprawnienia, aby nikt nie zablokował samego siebie.

Tylko za Państwa zgodą. Jeśli wsparcie musi zajrzeć do Państwa obszaru klienta, w portalu i e-mailem otrzymują Państwo prośbę z podaniem powodu. Dostępu można udzielić na 30 minut, 1 godzinę lub 2 godziny albo prośbę odrzucić, a udzielony dostęp można w każdej chwili zakończyć. Wszystkie prośby są zapisane w sekcji Administracja → Dane firmy → Dostęp wsparcia. Podczas sesji wsparcia nie można zmieniać kont, uprawnień ani ustawień.

W menu konta, w lewym dolnym rogu, w „Pomocy”. Strona pomocy krok po kroku wyjaśnia, co można robić, odpowiednio do roli, w języku niemieckim, angielskim, francuskim, hiszpańskim i polskim, z wyszukiwarką.

Przez menu konta → „Prześlij opinię”. Wystarczy krótko opisać, co zostało zauważone, i w razie potrzeby dołączyć zrzut ekranu. Strona i przeglądarka są dodawane automatycznie.

Pasek boczny pokazuje „Nowości” nad Państwa imieniem i nazwiskiem. Liczba informuje, ile wpisów nie zostało jeszcze przeczytanych.

Jeśli jest to skonfigurowane w portalu, okno dodawania oferuje „Google Drive”, „OneDrive / SharePoint” i „Dropbox” w sekcji „lub z chmury”. Logują się Państwo tam samodzielnie i wybierają pliki; CLAPPO nie przechowuje danych logowania.

Numer telefonu i adres e-mail znajdują się u góry portalu akceptacji CLAPPO, pod ikoną kontaktu. Tam również są linki do impressum i informacji o ochronie danych.