Portal de aprobación para clientes

Normalmente recibes por correo electrónico un enlace de acceso personal. Con un clic se abre el portal, sin registro y sin contraseña. El enlace es válido durante 7 días y se puede usar varias veces. Si ha caducado, solicita uno nuevo en la página de inicio de sesión con «Iniciar sesión con enlace por correo». Si tienes acceso con contraseña, inicia sesión con tu dirección de correo y tu contraseña. Puedes obtener el acceso a través de tu persona de contacto; sus datos están en la parte superior del portal, bajo el icono de contacto. También puede invitarte un compañero que ya haya iniciado sesión.

En la página de inicio de sesión, haz clic en «He olvidado la contraseña» e introduce tu dirección de correo electrónico. Recibirás un correo con un enlace para establecer una contraseña nueva. También puedes iniciar sesión siempre sin contraseña con «Iniciar sesión con enlace por correo».

Sí, por motivos de seguridad las sesiones inactivas se cierran pasado un tiempo. El plazo es lo bastante amplio como para que las pausas breves, por una llamada o una reunión, no supongan un problema. Tras el cierre de sesión, simplemente vuelves a iniciarla; tus comentarios y marcas se conservan, por supuesto.

Con el buscador de la parte superior de la cabecera o con Ctrl+K (Mac: ⌘K). Busca en proyectos, clientes, personas, archivos (también por estado, EAN y número de artículo) y comentarios. Las mejores coincidencias aparecen arriba y resaltadas; un comentario abre el archivo justo en ese punto. Sin término de búsqueda muestra los proyectos modificados recientemente. Solo ves lo que tienes permiso para ver.

Sí, con las plantillas de proyecto por cliente, en todos los planes. En el cliente defines una sola vez la categoría, el plazo en días desde la creación, las personas que aprueban por defecto, los contactos internos y un texto de briefing. Cada proyecto nuevo de ese cliente los lleva ya rellenados; todo se puede cambiar en el proyecto. No hay plantillas duplicadas, porque la plantilla pertenece directamente al cliente. Se activa en Ajustes → «Plantillas de proyecto por cliente».

Todos los proyectos compartidos contigo están en la vista general de proyectos. El estado te indica en qué punto está un proyecto: «En curso» significa que todavía se está trabajando en él, «Pendiente de aprobación» significa que se espera tu respuesta, «Completado» significa que el proyecto ha terminado y «En pausa» significa que está detenido por el momento.

En la vista general de proyectos puedes buscar por título, número de proyecto o persona de contacto, y filtrar la lista, por ejemplo para mostrar solo los proyectos no leídos o solo los urgentes. El criterio de orden activo se resalta en negrita para que veas de un vistazo cómo está ordenada la lista. Los proyectos completados se muestran con un estilo neutro para que no tapen a los activos.

Haz clic en el archivo para abrirlo en la vista de detalle. En los archivos PDF de varias páginas, puedes pasar de una página a otra con las flechas y acercar o alejar la vista. Los vídeos se pueden reproducir, pausar y mover a un punto concreto con la línea de tiempo.

Abre el archivo. En la pestaña «Antes/Después» eliges dos versiones cualesquiera y el modo de comparación: deslizador, fundido, parpadeo, «Diferencias» (las zonas modificadas se resaltan automáticamente) y, en PDF y archivos de Office, «Texto». En la pestaña «Comparación de versiones» colocas hasta 20 versiones una junto a otra, en cuadrícula o en fila, con zoom compartido; los vídeos se reproducen de forma sincronizada. Las proporciones distintas no se deforman.

En la vista de detalle de la imagen, el plazo se resalta en color en cuanto está cerca o ya se ha alcanzado. Así ves de inmediato dónde la respuesta es especialmente urgente.

Con el icono del sobre en el mosaico del proyecto lo marcas de nuevo como no leído y con la chincheta lo mantienes arriba. Negrita con un punto significa que hay algo nuevo para ti.

Sí. En la lista de proyectos, usa «Seleccionar» para marcar varios proyectos y moverlos juntos a la papelera. Allí se pueden recuperar durante 30 días.

Abre el archivo y escribe tu comentario en el campo de comentarios que hay junto a él. El editor funciona como un pequeño documento de texto: puedes dar formato al texto, crear listas o insertar enlaces. Con «/» abres un menú con opciones de formato y con «@» mencionas a una persona concreta, que recibirá una notificación.

Sí. En el campo de comentarios hay un icono de clip, junto al botón de emojis. Úsalo para adjuntar archivos adicionales, por ejemplo una imagen de referencia, un boceto o una captura de pantalla. Los adjuntos están disponibles directamente junto al comentario.

Sí. Debajo de cada comentario hay un pequeño icono de respuesta. Tu respuesta aparece justo debajo, como un hilo, de modo que las preguntas y aclaraciones siempre quedan vinculadas al comentario original.

Con un solo clic en un emoji puedes reaccionar a un comentario sin escribir una respuesta, por ejemplo con una marca de verificación para «está bien» o un pulgar hacia arriba. La reacción es visible para todos; si miras los nombres que aparecen debajo, ves quién ha reaccionado y cómo.

Sobre la imagen hay pequeñas herramientas, como un lápiz, una flecha, un círculo, una línea, un campo de texto o chinchetas numeradas. Con ellas señalas directamente el punto al que te refieres. Después puedes mover tu propia marca, cambiar su tamaño o eliminarla en cualquier momento.

Abre el archivo PDF y elige la herramienta de texto que necesites. Puedes resaltar, subrayar o tachar texto para indicar directamente de qué se habla o qué debe cambiarse. Esta herramienta solo es visible en los PDF.

Reproduce el vídeo hasta el punto que quieras y escribe tu comentario. La marca de tiempo actual se añade automáticamente, así todos saben a qué se refiere tu nota. Por cada comentario aparece un pequeño marcador en la línea de tiempo; al hacer clic en él, saltas directamente a ese punto del vídeo.

Sí. Lleva el vídeo al inicio del tramo y haz clic en «Rango desde aquí» encima del campo de comentarios (o pulsa I en el vídeo). Después reproduce el vídeo hasta el final del tramo o salta hasta allí y envía el comentario. El rango aparece como una barra en la línea de tiempo y como «0:12–0:18» en el comentario.

Sí. Haz clic en el vídeo y usa las teclas de flecha o los dos botones de flecha situados debajo del vídeo: cada pulsación avanza o retrocede exactamente un fotograma. Elige la velocidad debajo del vídeo, entre 0,25× y 2×. Más atajos: Espacio o K para reproducir/pausar, J y L para retroceder/avanzar 5 segundos, M para activar o desactivar el sonido. El signo de interrogación (?) en la vista del archivo muestra un resumen.

Sí. Pausa el vídeo en el punto deseado y aparece una pequeña barra de herramientas con flecha, línea, rectángulo, círculo, chincheta numerada, texto y mano alzada. Tu boceto se guarda junto con el comentario y se vuelve a mostrar más adelante en el momento correspondiente. Las formas individuales se pueden mover, redimensionar o eliminar una por una después.

Abre el archivo y elige la pestaña «Antes/Después». Allí defines el modo de comparación: deslizador, fundido, parpadeo o «diferencias», que resalta en rosa las zonas modificadas. En PDF y archivos de Office con texto también está «Texto»: el texto nuevo aparece en verde y el texto eliminado, tachado en rojo, además de una lista con todos los cambios de texto.

Sí, a partir del plan Studio. Con la aprobación por fases opcional, un archivo pasa por entre 2 y 10 fases con nombre, por ejemplo marketing, dirección y departamento jurídico. La fase siguiente solo recibe el archivo cuando la anterior lo ha aprobado. Se puede definir una persona que decide en cada fase, cuya aprobación completa la fase; las demás personas de la fase dan recomendaciones. En el tablero del proyecto, los archivos pasan como tarjetas de una fase a otra. Sin este ajuste, todas las personas que aprueban lo hacen al mismo tiempo, como de costumbre.

Sí. En tu perfil puedes elegir «Una vez al día como resumen». Las respuestas, los comentarios de clientes y las menciones llegan entonces juntos en un solo correo por la mañana, ordenados por proyecto. Las invitaciones y los recordatorios de plazo siguen llegando de inmediato. La campana del portal siempre lo muestra todo al instante.

Sí. Los puntos abiertos de la versión anterior siguen visibles en la nueva versión hasta que el equipo los marca como resueltos, de modo que no se pierde nada entre rondas de correcciones.

En la vista del proyecto, la tarjeta «Puntos abiertos» lista todos los comentarios con estado Abierto o En curso de todos los archivos, los más recientes primero. Con los filtros «Archivo» y «Persona» los acotas; un clic salta al punto marcado. Cuando todos los puntos están resueltos, la tarjeta desaparece.

Abre el archivo y selecciona «Aprobar». Con ello confirmas que, desde tu punto de vista, todo está correcto.

Si todavía hay que ajustar algo, elige «Solicitar corrección» y describe brevemente en un comentario qué debe cambiarse. Usa «Rechazar» si, desde tu punto de vista, el archivo no sirve en absoluto.

En algunos proyectos se necesita información previa, por ejemplo un número EAN/GTIN o un número de artículo. Mientras falte esa información, aún no es posible aprobar. El portal te muestra qué hay que completar, tanto en la vista de detalle de la imagen como en la vista general de la galería.

Sí. Un proyecto se puede completar aunque se hayan rechazado algunos elementos; el rechazo queda documentado en el resumen. Así es fácil distinguir entre los elementos aprobados y los que no se utilizan, sin bloquear la finalización del proyecto.

Si todavía faltan datos como el número de artículo o el EAN, al aprobar se abre una ventana. Rellénalos y aprueba al instante, o elige «Más tarde».

Sí. El equipo de la agencia encuentra el botón «Archivos aprobados como ZIP» en «Opciones», en la vista del proyecto. Empaqueta solo los archivos totalmente aprobados, cada uno como versión actual en su formato original.

Un archivo se puede descargar directamente. Si necesitas varios a la vez, selecciónalos y descárgalos juntos en un único archivo. Para volúmenes de datos muy grandes, el portal ofrece un enlace para una descarga externa. Si lo solicitas, los datos también se pueden subir a la nube del cliente.

Puedes obtener el resumen en PDF en cualquier momento desde el proyecto correspondiente. Contiene todos los comentarios y marcas. En cuanto un proyecto se completa, se envía automáticamente un resumen final con los comentarios y las aprobaciones como adjunto del correo de finalización.

Sí. El resumen en PDF sigue disponible aunque el proyecto ya no esté activo. Así puedes consultar en cualquier momento qué se aprobó, se comentó o se rechazó cuando se cerró el proyecto.

Solo ves los proyectos que se te han asignado, incluidos el briefing y los archivos internos de referencia. Los datos de contacto de los clientes y los comentarios internos de la agencia quedan ocultos para ti: trabajas en un espacio propio y restringido.

Subes tu nueva versión en la vista de detalle del archivo, igual que cualquier otra persona. Al principio tu versión solo es visible internamente: el equipo de la agencia la revisa y solo después la libera para el cliente. Así el cliente nunca ve un trabajo en curso que aún no ha recibido el visto bueno.

Depende del equipo de la agencia y del proyecto. Los comentarios y las solicitudes de corrección de los clientes se pueden reenviar a ti o registrar como tarea directamente en el proyecto, de modo que quede claro qué falta por ajustar.

En la vista del proyecto, mediante Opciones → «Facilitar archivos finales». El mensaje se envía por correo electrónico a los contactos internos de la agencia. Cuando se te asigna a un proyecto, recibes un correo automáticamente.

Sí. En Administración → Integraciones, añade «Plazo vencido» al canal. Está desactivado por defecto y se envía una vez por proyecto y plazo, en cuanto el plazo ha vencido y todavía hay aprobaciones abiertas.

Sí, con los enlaces de visualización, en todos los planes. El administrador crea en el proyecto un enlace con fecha de caducidad, contraseña opcional y bloqueo de descargas, lo copia y lo comparte, por ejemplo por chat. Los invitados ven archivos, versiones y comentarios y comentan con su nombre. Solo las personas que aprueban invitadas pueden aprobar, de modo que cada decisión del registro pertenece a una persona verificable. Cada enlace se puede retirar en cualquier momento. Se activa en Ajustes → «Enlaces de visualización» (no disponible en las pruebas).

Sí, mediante webhooks, a partir del plan Studio. CLAPPO notifica eventos como archivo nuevo, comentario, decisión, archivo totalmente aprobado, proyecto nuevo, plazo vencido y fase completada a una dirección que tú indicas, por ejemplo un «Catch Hook» de Zapier o un «Custom webhook» de Make. Así puedes, por ejemplo, completar una tarea en Asana o añadir una fila en Google Sheets cuando se aprueba algo. Se activa en Ajustes → «Webhooks»; después introduce la dirección en Administración → «Integraciones» y compruébala con «Enviar prueba». Los mensajes van firmados y se reintentan automáticamente si hay errores. Los webhooks no están disponibles en las pruebas; no existe una aplicación propia de Zapier ni una API.

Sí, con los análisis, a partir del plan Studio. Los administradores ven el tiempo de respuesta habitual por archivo y por proyecto, el número de rondas de correcciones, la rapidez con la que deciden los clientes y qué aprobaciones están abiertas ahora mismo, por cliente y proyecto, para 30 días, 90 días o 12 meses. Con «Descargar CSV» obtienes todos los valores para Excel. Se activa en Ajustes → «Análisis». Los clientes y las personas que aprueban no ven los análisis.

Sí, con la aprobación confirmada, en todos los planes. Cuando está activada (Ajustes → «Aprobación confirmada») y en el proyecto está marcada la casilla «Confirmar las aprobaciones con un código», la persona que aprueba recibe por correo electrónico un código de 6 dígitos al aprobar y lo introduce en el portal. El registro de aprobación muestra entonces «confirmado con código por correo» con la hora y una dirección abreviada. Un código sirve para varios archivos: CLAPPO no vuelve a pedirlo a la misma persona en el mismo proyecto durante 30 minutos. Las correcciones y los rechazos no necesitan código. Si la agencia aprueba en nombre del cliente, por ejemplo tras una llamada, el registro indica «introducido por la agencia, no confirmado». Es una prueba adicional, no una firma electrónica cualificada.

Sí, sin tienda de aplicaciones. En iPhone, en Safari, usa Compartir → «Añadir a pantalla de inicio»; en Android, en Chrome, usa el menú → «Instalar aplicación»; en un ordenador, en Chrome o Edge, usa el icono de instalación de la barra de direcciones. Es un acceso directo al portal; sigues necesitando conexión a internet.

Sí. En Administración → Roles, el propietario del espacio de cliente decide si los clientes y las personas que aprueban pueden aprobar por sí mismos e invitar a otras personas que aprueben, y si los freelancers pueden subir archivos. Los administradores conservan siempre todos los derechos, para que nadie se bloquee a sí mismo.

Solo con tu consentimiento. Si el soporte necesita consultar tu espacio de cliente, recibes una solicitud con el motivo en el portal y por correo electrónico. Permites el acceso durante 30 minutos, 1 hora o 2 horas, o lo rechazas, y puedes terminarlo en cualquier momento. Todas las solicitudes figuran en Administración → Datos de la empresa → Acceso del soporte. Durante una sesión de soporte no se pueden modificar cuentas, permisos ni ajustes.

En el menú de la cuenta, abajo a la izquierda, en «Ayuda». La página de ayuda explica paso a paso lo que puedes hacer, adaptada a tu rol, en alemán, inglés, francés y español, y con buscador.

Desde el menú de la cuenta → «Enviar comentarios». Escribe brevemente lo que has observado y, si quieres, adjunta una captura de pantalla. La página y el navegador se añaden automáticamente.

La barra lateral muestra «Novedades» encima de tu nombre. Un número te indica cuántas entradas aún no has leído.

Si está configurado en tu portal, la ventana de carga ofrece «Google Drive», «OneDrive / SharePoint» y «Dropbox» en «o desde la nube». Inicias sesión allí tú mismo y eliges los archivos; CLAPPO no almacena credenciales.

El teléfono y la dirección de correo electrónico están en la parte superior del portal de aprobación de CLAPPO, bajo el icono de contacto. Allí también están los enlaces al aviso legal y a la política de privacidad.