CLAPPO
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Politique de confidentialité

Cette traduction française est fournie à titre d’information uniquement. La version allemande disponible à l’adresse clappo.de/datenschutz fait seule foi sur le plan juridique.

Version 2026-10-14-v1 · Dernière mise à jour : 14 octobre 2026

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD) est :
ELMACO, Marco Thiele
Anrather Straße 113
47877 Willich
E-mail : info@clappo.de
Téléphone : +49 2154 8886881

2. Visite de ce site web (clappo.de)

Lorsque vous consultez clappo.de, notre serveur traite automatiquement les données techniques transmises par votre navigateur : adresse IP, date et heure de la consultation, page consultée, volume de données transmis, URL de provenance (référent), ainsi que type de navigateur et système d’exploitation (fichiers journaux du serveur). Ce traitement est nécessaire pour fournir le site web et pour garantir sa sécurité et sa stabilité. La base juridique est l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD. Les fichiers journaux sont supprimés au plus tard après 14 jours, sauf si leur conservation prolongée est nécessaire pour élucider un incident de sécurité précis.

Le site web est exploité par Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, dans des centres de données situés en Allemagne. Il en va de même pour le portail, y compris sa base de données, son stockage de fichiers et ses sauvegardes. Un contrat de sous-traitance est conclu avec Hetzner.

Les polices de caractères utilisées sur ce site web sont chargées localement depuis notre serveur. Aucune connexion n’est établie avec des serveurs de Google ou d’autres fournisseurs de polices. Le site web ne dépose pas de cookies et n’utilise ni suivi, ni services d’analyse ou de publicité.

3. Demandes de contact et de formule

Si vous utilisez un formulaire du site web pour demander une formule ou un compte d’essai, réserver une présentation en direct ou nous poser une question, nous traitons les informations que vous indiquez (nom, adresse e-mail, le cas échéant entreprise, message et, le cas échéant, formule ou sujet choisi) afin de répondre à votre demande et, le cas échéant, de créer un compte d’essai. La demande est transmise à notre serveur de portail (app.clappo.de) et, de là, transférée par e-mail à notre boîte de messagerie commerciale ; l’envoi des e-mails s’effectue via Brevo (Sendinblue GmbH, Allemagne). La base juridique est l’art. 6, par. 1, point b) du RGPD (mesures précontractuelles) ou l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD (réponse aux demandes).

Vos informations sont supprimées dès que votre demande a été entièrement traitée et qu’aucune obligation légale de conservation ne s’y oppose.

4. Prise de contact par e-mail ou par téléphone

Si vous nous contactez par e-mail ou par téléphone, nous traitons vos informations uniquement pour traiter votre demande (art. 6, par. 1, point b) ou f) du RGPD) et les supprimons dès qu’elles ne sont plus nécessaires à cette fin.

5. Prise de contact avec des prospects et comptes d’essai

Cette section concerne les personnes qui nous contactent en tant que prospects ou que nous abordons en raison d’un lien professionnel identifiable avec notre offre ; elle vaut également information au titre de l’art. 14 du RGPD.

6. Utilisation du portail : finalités du traitement des données

Nous traitons vos données à caractère personnel exclusivement aux fins suivantes :

7. Qui est responsable des contenus du portail

Nos clients (par exemple des agences) utilisent le portail pour échanger des fichiers avec leurs propres clients, collaborateurs et prestataires. Pour les données qu’un client traite dans son espace de travail (fichiers téléversés, commentaires, validations, personnes invitées), le client concerné est le responsable du traitement au sens du RGPD. Nous traitons ces données pour son compte, sur la base d’un contrat de sous-traitance (art. 28 du RGPD).

Si vous avez été invité sur le portail en tant que validateur ou collaborateur d’un client, veuillez adresser vos demandes concernant vos données d’abord à l’entreprise qui vous a invité. Nous l’aidons à y répondre. Pour les données de nos clients eux-mêmes (cocontractants, données de facturation, comptes administrateurs) et pour les visites de ce site web, nous sommes le responsable du traitement.

8. Données traitées

Dans le cadre de votre utilisation du portail, nous traitons les données suivantes :

9. Bases juridiques

Le traitement est effectué sur la base de :

10. Durée de conservation

Nous ne conservons vos données que le temps nécessaire aux finalités indiquées ou exigé par les délais légaux de conservation (par exemple 6/10 ans selon le HGB (code de commerce allemand) / l’AO (code fiscal allemand)).

À la fin du contrat, les identifiants d’accès sont désactivés. Les clients peuvent encore exporter leurs données pendant 30 jours. Passé ce délai, les données relatives aux projets sont définitivement supprimées, sauf si une obligation de conservation s’y oppose. Elles demeurent dans les sauvegardes pendant 30 jours supplémentaires au maximum (voir la section 13).

11. Adresses IP et sécurité

Pour se défendre contre les attaques (par exemple force brute sur la connexion), les adresses IP sont conservées brièvement en mémoire. Ces données ne sont pas stockées de manière durable et sont automatiquement oubliées au plus tard après une heure.

Nous utilisons Sentry pour l’analyse des erreurs. Seuls des identifiants anonymisés (UUID de l’utilisateur + rôle) et des données techniques d’erreur sont transmis. Les données à caractère personnel telles que le nom, l’adresse e-mail ou l’adresse IP ne sont pas transmises à Sentry. Sentry est hébergé à Francfort (UE). Les adresses de webhooks de notification et les paramètres des URL consultées sont supprimés ou masqués avant la transmission.

12. Conversion de documents Office

Afin que les documents Office (Word, PowerPoint, Excel) puissent être affichés et commentés dans le portail, nous les convertissons en PDF. La conversion a lieu sur nos propres serveurs chez Hetzner Online GmbH en Allemagne ; le fichier n’est transmis à aucun autre prestataire à cette fin. Nous enregistrons le fichier converti dans notre stockage de fichiers.

13. Sauvegardes

Afin que les données puissent être restaurées après une défaillance technique, nous sauvegardons chaque jour la base de données du portail et les fichiers téléversés. Les sauvegardes sont stockées sous forme chiffrée dans un espace de stockage fourni par Hetzner Online GmbH en Allemagne et sont supprimées au plus tard après 30 jours.

Les données supprimées dans le portail peuvent donc subsister dans les sauvegardes pendant 30 jours au maximum. Elles n’y sont plus utilisées et sont supprimées à l’expiration du délai. La base juridique est l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD en lien avec l’art. 32 du RGPD (sécurité du traitement).

14. Notifications vers Slack et Microsoft Teams

Les administrateurs d’un client peuvent configurer le portail pour qu’il envoie un message dans un canal Slack ou Microsoft Teams lorsque de nouveaux fichiers, de nouvelles versions, des commentaires et des décisions sont enregistrés. Cette fonctionnalité est désactivée par défaut. Si elle est activée, nous transmettons à l’adresse enregistrée par le client : le type d’événement, le nom du projet, le nom du fichier, pour les commentaires les 80 premiers caractères du texte du commentaire, ainsi qu’un lien vers le projet qui ne fonctionne qu’après connexion.

Le destinataire est le client, via son propre espace de travail chez Slack (Slack Technologies) ou Microsoft. Le client est responsable de cette transmission et du traitement ultérieur qui y est effectué. Ses accords avec Slack ou Microsoft s’appliquent.

15. Webhooks (Zapier, Make, systèmes personnalisés)

Les administrateurs d’un client peuvent configurer des webhooks en option. Cette fonctionnalité est désactivée par défaut. Si elle est activée, le portail envoie des données à l’adresse indiquée par le client lorsque des événements surviennent dans l’espace de travail du client (par exemple un nouveau fichier, un commentaire, une décision ou une validation). Sont transmis : le type d’événement, l’heure, le nom et le numéro du projet, le nom du client, le nom et la version du fichier, le statut d’une décision, le nom de la personne qui a agi, une brève description de l’événement (pour les commentaires, il peut s’agir du texte du commentaire) et un lien vers le projet qui ne fonctionne qu’après connexion. Les adresses e-mail ne sont pas envoyées. Les commentaires internes ne sont jamais transmis.

Le client détermine le destinataire et la finalité. Le client est responsable de la transmission à cette adresse et du traitement ultérieur qui y est effectué.

16. Liens de consultation (accès invité)

Les administrateurs d’un client peuvent créer des liens de consultation pour un projet. Cette fonctionnalité est désactivée par défaut. Grâce à un tel lien, une personne sans compte peut consulter le projet et, si le lien le permet, le commenter. Les validations ne sont pas possibles via un lien de consultation. Si un invité rédige un commentaire, nous enregistrons dans le projet le nom saisi et le texte du commentaire. Le nom est également enregistré dans le navigateur de la personne afin qu’elle n’ait pas à le saisir de nouveau. Un lien est limité dans le temps (365 jours au maximum), peut être protégé par un mot de passe et peut être révoqué à tout moment. Le client détermine qui reçoit le lien.

Pour prévenir les abus (par exemple des tentatives répétées de deviner un mot de passe), les adresses IP ne sont ici aussi conservées que brièvement en mémoire de travail (voir la section 11).

17. Sous-traitants et destinataires

Nous faisons appel aux prestataires suivants sur la base de contrats de sous-traitance (art. 28 du RGPD) :

18. Transferts vers des pays tiers

Les données du portail (application, base de données, fichiers et sauvegardes) se trouvent en Allemagne. Le prestataire chargé de la surveillance des erreurs (Sentry) est établi aux États-Unis ; les données d’erreur sont traitées à Francfort (UE). Un accès depuis les États-Unis, par exemple pour l’assistance ou la maintenance, ne peut toutefois pas être exclu. Sentry est certifié selon le cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework) ; le transfert a lieu sur la base de la décision d’adéquation de la Commission européenne (art. 45 du RGPD).

19. Vos droits

Vous avez le droit :

Pour exercer vos droits, veuillez contacter sans formalité l’adresse e-mail indiquée à la section 1. Ces droits s’appliquent de la même manière au site web et au portail.

20. Cookies et stockage de session

Le portail utilise uniquement des cookies de session techniquement nécessaires, afin de vous maintenir connecté ou, pour les liens de consultation protégés par mot de passe, de mémoriser que le lien a été déverrouillé. Aucun cookie de suivi, aucun suivi publicitaire et aucun outil d’analyse n’est utilisé.

21. Contact et conditions générales d’utilisation

Vous trouverez d’autres informations sur la base contractuelle dans nos Conditions générales d’utilisation.