Portail de validation client

Vous recevez généralement par e-mail un lien de connexion personnel. Un clic ouvre le portail, sans inscription et sans mot de passe. Le lien est valable 7 jours et peut être utilisé plusieurs fois. S’il a expiré, demandez-en simplement un nouveau sur la page de connexion via « Se connecter par lien e-mail ». Si vous avez un accès avec mot de passe, connectez-vous avec votre adresse e-mail et votre mot de passe. Vous pouvez obtenir un accès auprès de votre interlocuteur – ses coordonnées figurent en haut du portail, sous l’icône de contact. Un collègue déjà connecté peut également vous inviter.

Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié » et saisissez votre adresse e-mail. Vous recevrez alors un e-mail contenant un lien pour définir un nouveau mot de passe. Vous pouvez aussi toujours vous connecter sans mot de passe via « Se connecter par lien e-mail ».

Oui, pour des raisons de sécurité, les sessions inactives sont fermées au bout d’un certain temps. Ce délai est assez généreux pour que de courtes pauses – un appel téléphonique ou une réunion – ne posent pas de problème. Après une déconnexion, il suffit de vous reconnecter ; vos commentaires et annotations existants sont bien sûr conservés.

Avec la recherche en haut de l’en-tête ou Ctrl+K (Mac : ⌘K). Elle parcourt les projets, les clients, les personnes, les fichiers (aussi par statut, EAN et numéro d’article) et les commentaires. Les meilleurs résultats sont en haut et mis en évidence ; un commentaire ouvre le fichier directement à cet endroit. Sans terme de recherche, elle affiche les projets récemment modifiés. Vous ne voyez que ce que vous avez le droit de voir.

Oui, avec les modèles de projet par client, dans toutes les formules. Sur la fiche du client, vous définissez une seule fois la catégorie, le délai en jours après la création, les validateurs par défaut, les contacts internes et un texte de brief. Chaque nouveau projet de ce client les reprend déjà renseignés ; tout peut être modifié dans le projet. Il n’y a pas de modèles en double, car le modèle appartient directement au client. À activer : Paramètres → « Modèles de projet par client ».

Tous les projets partagés avec vous se trouvent dans l’aperçu des projets. Le statut vous indique où en est un projet : « En cours » signifie qu’il est encore en travail, « En attente de validation » signifie que votre retour est attendu, « Terminé » signifie que le projet est achevé et « En pause » signifie qu’il est actuellement suspendu.

Dans l’aperçu des projets, vous pouvez rechercher par titre, numéro de projet ou interlocuteur, et filtrer la liste – par exemple pour n’afficher que les projets non lus ou urgents. Le critère de tri actif est affiché en gras, pour que vous voyiez d’un coup d’œil comment la liste est actuellement classée. Les projets terminés s’affichent dans un style neutre afin de ne pas masquer les projets actifs.

Cliquez simplement sur le fichier pour l’ouvrir en vue détaillée. Pour les fichiers PDF de plusieurs pages, vous pouvez naviguer entre les pages avec les flèches et zoomer en avant ou en arrière. Les vidéos peuvent être lues, mises en pause et déplacées à un endroit précis grâce à la ligne de temps.

Ouvrez le fichier. Dans l’onglet « Avant/Après », vous choisissez deux versions au choix et le mode de comparaison : curseur, fondu, clignotement, « Différences » (les zones modifiées sont mises en évidence automatiquement) et, pour les PDF et les fichiers Office, « Texte ». Dans l’onglet « Comparaison de versions », vous placez jusqu’à 20 versions côte à côte, en grille ou en ligne, avec un zoom commun ; les vidéos sont lues en synchronisation. Les formats différents ne sont pas déformés.

Dans la vue détaillée de l’image, l’échéance est mise en couleur dès qu’elle est proche ou déjà atteinte. Vous voyez ainsi immédiatement où une réponse est particulièrement urgente.

Avec l’icône d’enveloppe sur la vignette du projet, vous marquez à nouveau un projet comme non lu ; avec l’épingle, vous le gardez en haut de la liste. Un texte en gras avec un point signifie qu’il y a du nouveau pour vous.

Oui. Dans la liste des projets, utilisez « Sélectionner » pour cocher plusieurs projets et les déplacer ensemble dans la corbeille. Ils y restent récupérables pendant 30 jours.

Ouvrez le fichier et rédigez votre commentaire dans le champ de commentaire à côté. L’éditeur fonctionne comme un petit document texte : vous pouvez mettre le texte en forme, créer des listes ou insérer des liens. Tapez « / » pour ouvrir un menu d’options de mise en forme et utilisez « @ » pour mentionner une personne précise – elle recevra une notification.

Oui. Une icône de trombone se trouve dans le champ de commentaire, à côté du bouton emoji. Elle vous permet de joindre des fichiers supplémentaires – par exemple une image de référence, une esquisse ou une capture d’écran. Les pièces jointes sont disponibles directement avec le commentaire.

Oui. Sous chaque commentaire se trouve une petite icône de réponse. Votre réponse apparaît directement en dessous sous forme de fil de discussion, de sorte que les questions et précisions restent toujours rattachées au commentaire d’origine.

D’un simple clic sur un emoji, vous pouvez réagir à un commentaire sans rédiger de réponse – par exemple avec une coche pour « c’est bon » ou un pouce levé. La réaction est visible par tous ; un coup d’œil aux noms affichés en dessous montre qui a réagi comment.

De petits outils sont disponibles sur l’image, comme un crayon, une flèche, un cercle, une ligne, un champ de texte ou des repères numérotés. Ils vous permettent de pointer directement l’endroit que vous visez. Vous pouvez ensuite déplacer votre propre annotation, la redimensionner ou la supprimer à tout moment.

Ouvrez le fichier PDF et choisissez l’outil de texte voulu. Vous pouvez surligner, souligner ou barrer du texte pour indiquer directement de quoi il est question ou ce qui doit être modifié. Cet outil n’est visible que pour les PDF.

Lancez la vidéo jusqu’à l’endroit voulu et rédigez votre commentaire. L’horodatage actuel est ajouté automatiquement, afin que chacun sache à quoi se rapporte votre remarque. Un petit repère apparaît sur la ligne de temps pour chaque commentaire – un clic dessus mène directement à ce point de la vidéo.

Oui. Placez la vidéo au début du passage et cliquez sur « Plage à partir d’ici » au-dessus du champ de commentaire (ou appuyez sur I dans la vidéo). Lisez ensuite la vidéo jusqu’à la fin du passage ou allez-y directement, puis envoyez le commentaire. La plage apparaît sous forme de barre sur la ligne de temps et sous la forme « 0:12–0:18 » sur le commentaire.

Oui. Cliquez dans la vidéo et utilisez les touches fléchées ou les deux boutons fléchés sous la vidéo : chaque pression avance ou recule d’exactement une image. Choisissez la vitesse sous la vidéo, entre 0,25× et 2×. Autres raccourcis : Espace ou K pour lecture/pause, J et L pour reculer/avancer de 5 secondes, M pour activer/couper le son. Le point d’interrogation (?) dans la vue du fichier affiche un aperçu.

Oui. Mettez la vidéo en pause au moment voulu – une petite barre d’outils apparaît avec flèche, ligne, rectangle, cercle, repère numéroté, texte et main levée. Votre croquis est enregistré avec le commentaire et s’affiche de nouveau plus tard au moment correspondant. Les formes peuvent encore être déplacées, redimensionnées ou supprimées une par une par la suite.

Ouvrez le fichier et choisissez l’onglet « Avant/Après ». Vous y réglez le mode de comparaison : curseur, fondu, clignotement ou « différences », qui surligne en rose les zones modifiées. Pour les PDF et les fichiers Office contenant du texte, il existe aussi « Texte » : le nouveau texte apparaît en vert, le texte supprimé barré en rouge, avec une liste de toutes les modifications du texte.

Oui, à partir de la formule Studio. Avec la validation en plusieurs étapes, en option, un fichier passe par 2 à 10 étapes nommées, par exemple marketing, direction, service juridique. L’étape suivante ne reçoit le fichier qu’une fois que la précédente l’a validé. Un décideur peut être défini par étape ; sa validation clôt l’étape, et les autres personnes de l’étape donnent alors des recommandations. Dans le tableau du projet, les fichiers passent d’une étape à l’autre sous forme de cartes. Sans ce réglage, tous les validateurs valident en même temps, comme d’habitude.

Oui. Dans votre profil, vous pouvez choisir « Une fois par jour sous forme de récapitulatif ». Les réponses, les commentaires des clients et les mentions arrivent alors ensemble dans un seul e-mail le matin, classés par projet. Les invitations et les rappels d’échéance arrivent toujours immédiatement. La cloche du portail affiche toujours tout immédiatement.

Oui. Les points ouverts de l’ancienne version restent visibles dans la nouvelle version jusqu’à ce que l’équipe les coche, afin que rien ne se perde entre deux tours de corrections.

Dans la vue du projet, la carte « Points ouverts » liste tous les commentaires au statut Ouvert ou En cours sur l’ensemble des fichiers, les plus récents en premier. Utilisez les filtres « Fichier » et « Personne » pour affiner ; un clic mène à l’endroit annoté. Lorsque tous les points sont traités, la carte disparaît.

Ouvrez le fichier et sélectionnez « Valider ». Cela confirme que, de votre point de vue, tout est correct.

Si quelque chose doit encore être ajusté, choisissez plutôt « Demander une correction » et décrivez brièvement dans un commentaire ce qu’il faut modifier. Utilisez « Refuser » si le fichier ne convient pas du tout de votre point de vue.

Pour certains projets, des informations sont nécessaires au préalable, par exemple un numéro EAN/GTIN ou un numéro d’article. Tant que ces informations manquent, une validation n’est pas encore possible. Le portail vous indique ce qu’il reste à compléter – aussi bien dans la vue détaillée de l’image que dans l’aperçu de la galerie.

Oui. Un projet peut être terminé même si certains éléments ont été refusés – le refus reste documenté dans le récapitulatif. On distingue ainsi facilement les éléments validés de ceux qui ne sont pas utilisés, sans bloquer la clôture du projet.

Si des informations comme le numéro d’article ou l’EAN manquent encore, une fenêtre s’ouvre au moment de valider. Renseignez-les et validez aussitôt – ou choisissez « Plus tard ».

Oui. L’équipe de l’agence trouve le bouton « Fichiers validés en ZIP » sous « Options » dans la vue du projet. Il ne regroupe que les fichiers entièrement validés, chacun dans sa version actuelle, en original.

Un fichier peut être téléchargé directement. Si vous en avez besoin de plusieurs à la fois, sélectionnez-les et téléchargez-les ensemble dans un seul fichier. Pour de très gros volumes de données, le portail fournit un lien de téléchargement externe. Sur demande, les données peuvent aussi être déposées dans le cloud du client.

Vous pouvez obtenir le récapitulatif PDF à tout moment depuis le projet concerné. Il contient tous les commentaires et annotations. Dès qu’un projet est terminé, un récapitulatif final avec les commentaires et les validations est envoyé automatiquement en pièce jointe de l’e-mail de clôture.

Oui. Le récapitulatif PDF reste disponible même si le projet lui-même n’est plus actif. Vous pouvez ainsi toujours revenir sur ce qui a été validé, commenté ou refusé à la clôture du projet.

Vous ne voyez que les projets auxquels vous avez été affecté, y compris le brief et les fichiers de référence internes. Les coordonnées des clients et les commentaires internes de l’agence vous restent masqués – vous travaillez dans votre propre espace restreint.

Vous importez votre nouvelle version dans la vue détaillée du fichier, comme n’importe qui d’autre. Votre version n’est d’abord visible qu’en interne – l’équipe de l’agence la contrôle et ne la libère pour le client qu’ensuite. Le client ne voit ainsi jamais un état de travail en cours qui n’a pas encore été validé.

Cela dépend de l’équipe de l’agence et du projet. Les commentaires et demandes de correction des clients peuvent vous être transmis ou consignés comme tâche directement dans le projet, afin que l’on sache clairement ce qu’il reste à ajuster.

Via Options → « Mettre à disposition les fichiers finaux » dans la vue du projet. Le message est envoyé par e-mail aux contacts internes de l’agence. Lorsque vous êtes affecté à un projet, vous recevez automatiquement un e-mail.

Oui. Sous Administration → Intégrations, ajoutez « Échéance dépassée » au canal. Cette option est désactivée par défaut et n’est envoyée qu’une fois par projet et par échéance, dès que l’échéance est passée et que des validations sont encore ouvertes.

Oui, via les liens de consultation, dans toutes les formules. L’administrateur crée dans le projet un lien avec une date d’expiration, un mot de passe facultatif et un blocage du téléchargement, le copie et le transmet, par exemple par messagerie. Les invités voient les fichiers, les versions et les commentaires, et commentent sous leur nom. Seuls les validateurs invités peuvent valider, de sorte que chaque décision du journal revient à une personne vérifiable. Chaque lien peut être retiré à tout moment. À activer sous Paramètres → « Liens de consultation » (non disponible dans les essais).

Oui, via des webhooks, à partir de la formule Studio. CLAPPO signale des événements tels que nouveau fichier, commentaire, décision, fichier entièrement validé, nouveau projet, échéance dépassée et étape terminée à une adresse que vous indiquez, par exemple un « Catch Hook » Zapier ou un « Custom webhook » Make. Vous pouvez ainsi, par exemple, clore une tâche dans Asana ou ajouter une ligne dans Google Sheets lors d’une validation. À activer sous Paramètres → « Webhooks », puis saisissez l’adresse sous Administration → « Intégrations » et vérifiez-la avec « Envoyer un test ». Les messages sont signés et renvoyés automatiquement en cas d’erreur. Les webhooks ne sont pas disponibles dans les essais ; il n’existe pas d’application Zapier dédiée ni d’API.

Oui, avec les analyses, à partir de la formule Studio. Les administrateurs voient le délai de traitement habituel par fichier et par projet, le nombre de tours de corrections, la rapidité avec laquelle les clients décident et quelles validations sont ouvertes en ce moment, par client et par projet, sur 30 jours, 90 jours ou 12 mois. « Télécharger le CSV » vous donne toutes les valeurs pour Excel. À activer sous Paramètres → « Analyses ». Les clients et les validateurs ne voient pas les analyses.

Oui, avec la validation confirmée, dans toutes les formules. Lorsqu’elle est activée (Paramètres → « Validation confirmée ») et que la case « Confirmer les validations par un code » est cochée dans le projet, le validateur reçoit par e-mail un code à 6 chiffres au moment de valider et le saisit dans le portail. Le journal de validation indique alors « confirmé par code e-mail » avec l’heure et une adresse abrégée. Un code couvre plusieurs fichiers : CLAPPO ne redemande pas de code à la même personne dans le même projet pendant 30 minutes. Les corrections et les refus ne nécessitent pas de code. Si l’agence valide à la place du client, par exemple après un appel téléphonique, le journal indique « saisi par l’agence, non confirmé ». Il s’agit d’une preuve supplémentaire, pas d’une signature électronique qualifiée.

Oui, sans boutique d’applications. Sur iPhone, dans Safari, utilisez Partager → « Sur l’écran d’accueil » ; sur Android, dans Chrome, utilisez le menu → « Installer l’application » ; sur ordinateur, dans Chrome ou Edge, utilisez l’icône d’installation dans la barre d’adresse. Il s’agit d’un raccourci vers le portail ; une connexion internet reste nécessaire.

Oui. Sous Administration → Rôles, le propriétaire de l’espace de travail décide si les clients et les validateurs peuvent valider eux-mêmes et inviter d’autres validateurs, et si les freelances peuvent importer des fichiers. Les administrateurs conservent toujours tous les droits, afin que personne ne se retrouve bloqué.

Uniquement avec votre accord. Si le support doit consulter votre espace de travail, vous recevez dans le portail et par e-mail une demande indiquant le motif. Vous autorisez l’accès pour 30 minutes, 1 heure ou 2 heures, ou vous le refusez, et vous pouvez y mettre fin à tout moment. Toutes les demandes sont listées sous Administration → Données de l’entreprise → Accès du support. Pendant une session de support, aucun compte, aucune autorisation et aucun réglage ne peut être modifié.

Dans le menu du compte, en bas à gauche, sous « Aide ». La page d’aide explique pas à pas ce que vous pouvez faire – adaptée à votre rôle, en allemand, anglais, français et espagnol, avec une fonction de recherche.

Via le menu du compte → « Donner un avis ». Écrivez brièvement ce que vous avez remarqué et joignez une capture d’écran si vous le souhaitez. La page et le navigateur sont ajoutés automatiquement.

La barre latérale affiche « Nouveautés » au-dessus de votre nom. Un nombre indique combien d’entrées vous n’avez pas encore lues.

Si cela est configuré pour votre portail, la fenêtre d’import propose « Google Drive », « OneDrive / SharePoint » et « Dropbox » sous « ou depuis le cloud ». Vous vous y connectez vous-même et choisissez les fichiers ; CLAPPO ne stocke aucun identifiant.

Vous trouverez le numéro de téléphone et l’adresse e-mail en haut du portail de validation CLAPPO, sous l’icône de contact. Les liens vers les mentions légales et la politique de confidentialité s’y trouvent également.