Pourquoi une preuve est rentable
Trois situations typiques : le client veut modifier quelque chose après l’impression, il affirme ne jamais avoir vu une version donnée, ou la facture est retenue au motif de demandes de modification en cours. Dans ces trois cas, l’intuition ne sert à rien. Ce qui aide, c’est une preuve qui indique la personne, la version et l’horodatage.
Ce que doit contenir une preuve de validation
- Qui : le nom et l’adresse e-mail de la personne qui a décidé.
- Quoi : le fichier et la version exacte qui a été validée.
- Quand : la date et l’heure de la décision.
- Décision : validé, correction demandée ou refusé.
- Historique : les commentaires qui ont mené à la décision, avec noms et dates.
Où les preuves se perdent habituellement
- Dans de longues chaînes d’e-mails où personne ne sait plus de quelle pièce jointe il s’agissait.
- Dans des messageries instantanées qui ne sont plus consultables ou qui ont été supprimées des mois plus tard.
- Dans un appel téléphonique ou une réunion, lorsque personne ne confirme le résultat par écrit.
- Dans des noms de fichiers comme « final_v3_new », qui n’indiquent pas quelle version a été validée.
Comment procéder
- Nommez et numérotez chaque version de façon non équivoque.
- Demandez explicitement la validation. Une question comme « Cela vous plaît-il ? » ne suffit pas. Mieux vaut : « Merci de valider la version 3 d’ici vendredi ou de demander des corrections. »
- Consignez la décision à un seul endroit, pas sur trois canaux.
- Après la validation, archivez un récapitulatif, par exemple sous forme de PDF joint au projet ou à la facture.
- Traitez les modifications postérieures à la validation comme une nouvelle version et faites-la valider à nouveau, idéalement avec une mention du travail supplémentaire.
Ce guide ne constitue pas un conseil juridique. L’effet d’une validation dépend de votre contrat et du type de prestation. En cas de litige ou pour les durées de conservation, adressez-vous à votre avocat ou à votre conseiller fiscal.
Formulation de la demande de validation
Si vous ne passez pas par un portail, un modèle clair est utile : « Vous trouverez ci-joint la version 3 du flyer. Merci de confirmer d’ici vendredi 16 octobre, par une courte réponse, que vous validez cette version, ou d’indiquer les modifications souhaitées. Avec votre validation, le fichier part à l’impression. Toute modification ultérieure fera alors l’objet d’une nouvelle commande. »
Comment CLAPPO crée la preuve
Dans CLAPPO, la décision est enregistrée par fichier avec le nom, la date et la version. Un clic génère un récapitulatif de projet en PDF avec chaque fichier, son statut de validation, toutes les versions et l’historique des commentaires. Vous l’archivez avec la facture ou dans vos archives. Le déroulement lui-même est décrit dans le guide Validation client par lien.