Dlaczego dowód się opłaca
Są trzy typowe sytuacje: klient po wydruku chce jeszcze coś zmienić, twierdzi, że nie widział konkretnej wersji, albo wstrzymuje płatność faktury, powołując się na niezrealizowane prośby o zmiany. W każdym z tych przypadków nie pomoże przeczucie, tylko dokument pokazujący osobę, wersję i moment decyzji.
Co powinien zawierać dowód akceptacji
- Kto: imię i nazwisko oraz adres e-mail osoby, która podjęła decyzję.
- Co: plik i dokładna wersja, która została zatwierdzona.
- Kiedy: data i godzina decyzji.
- Decyzja: zatwierdzono, zgłoszono poprawki albo odrzucono.
- Przebieg: komentarze, które doprowadziły do decyzji, z nazwiskami i datami.
Gdzie dowody zwykle się gubią
- W długich wątkach e-mailowych, w których nikt już nie wie, o który załącznik chodziło.
- W czatach komunikatorów, które po miesiącach nie dają się przeszukać albo zostały usunięte.
- W rozmowie telefonicznej lub na spotkaniu, gdy nikt nie potwierdzi wyniku na piśmie.
- W nazwach plików typu „final_v3_nowy”, które nic nie mówią o zatwierdzonej wersji.
Jak postępować
- Każdą wersję jednoznacznie nazwać i ponumerować.
- Wyraźnie poprosić o akceptację. Pytanie „Czy się podoba?” nie wystarczy. Lepiej: „Prosimy o zatwierdzenie wersji 3 do piątku albo o zgłoszenie poprawek.”
- Zapisywać decyzję w jednym miejscu, a nie w trzech kanałach.
- Po akceptacji zapisać podsumowanie, na przykład jako PDF przy projekcie lub przy fakturze.
- Zmiany po akceptacji traktować jako nową wersję i poddać ją ponownej akceptacji, najlepiej z informacją o dodatkowym nakładzie pracy.
Ten poradnik nie jest poradą prawną. To, jaki skutek ma akceptacja, zależy od umowy i rodzaju usługi. W sprawach spornych lub dotyczących okresów przechowywania proszę zwrócić się do prawnika lub doradcy podatkowego.
Sformułowanie prośby o akceptację
Jeśli nie pracują Państwo w portalu, pomaga jasny wzór: „W załączeniu wersja 3 ulotki. Prosimy o potwierdzenie krótką odpowiedzią do piątku, 16 października, że wersja jest zatwierdzona, albo o wskazanie pożądanych zmian. Po akceptacji plik trafia do druku. Późniejsze zmiany będą nowym zleceniem.”
Jak CLAPPO tworzy dowód
W CLAPPO decyzja jest zapisywana dla każdego pliku z imieniem i nazwiskiem, datą i wersją. Jednym kliknięciem powstaje podsumowanie projektu w PDF z każdym plikiem, jego statusem akceptacji, wszystkimi wersjami i przebiegiem komentarzy. Można je dołączyć do faktury lub zapisać w archiwum. Przebieg opisano w poradniku Akceptacja klienta przez link.