Co oznacza akceptacja klienta przez link
Przesyłają Państwo projekt do portalu akceptacji i wpisują adres e-mail klienta. Portal wysyła osobisty link. Jednym kliknięciem klient widzi aktualną wersję, zapisuje komentarze we właściwym miejscu i zatwierdza, zgłasza poprawki albo odrzuca.
Czym to się różni od dwóch popularnych alternatyw: przy wysyłaniu e-mailem szybko powstaje kilka wersji pliku, a uwagi rozpraszają się między e-mailem, telefonem i czatem. W rozwiązaniach z kontem klienta każda osoba akceptująca musi najpierw się zarejestrować i zapamiętać kolejne hasło. To właśnie bariera, na której akceptacje często utykają.
Przebieg w pięciu krokach
- Sprawdzić projekt wewnętrznie. Do klienta trafia dopiero wtedy, gdy zespół jest zadowolony.
- Utworzyć projekt, dodać plik i ustawić termin.
- Zaprosić osobę akceptującą przez adres e-mail. Otrzymuje swój osobisty link.
- Klient sprawdza projekt w przeglądarce, zaznacza miejsca i komentuje.
- Klient decyduje dla każdego pliku: zatwierdza, zgłasza poprawki albo odrzuca. Decyzję widać z datą i godziną.
Lista kontrolna: na co zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania
- Klient nie potrzebuje konta ani hasła.
- Link jest osobisty i ważny tylko dla zaproszonej osoby.
- Komentarze można umieszczać bezpośrednio na grafice, także w plikach PDF i wideo.
- Decyzja dotyczy pojedynczego pliku i jest zapisywana z imieniem i nazwiskiem, datą i wersją.
- W jednym projekcie może być kilka osób akceptujących, a status każdej z nich jest widoczny.
- Wewnętrzne komentarze zespołu pozostają niewidoczne dla klienta.
- Przed upływem terminu wysyłane są automatyczne przypomnienia.
- Dostawca otwarcie podaje miejsce przechowywania danych i podwykonawców. Przy danych klientów to kryterium wyboru; przykładem jest strona CLAPPO o bezpieczeństwie.
Typowe błędy, które opóźniają akceptację
- Wysyłanie niedokończonych projektów. Każda poprawka literówki kosztuje wiarygodność i jedną rundę.
- Brak terminu. Bez daty akceptacja się odsuwa.
- Zbyt wiele osób akceptujących i brak osoby decyzyjnej. Gdy trzy osoby zostawiają sprzeczne komentarze, kolejna runda pojawia się sama. Należy wskazać jedną osobę, która decyduje na końcu.
- Umieszczanie linku w kanałach publicznych. Osobisty link należy wysłać e-mailem do zaproszonej osoby, a nie na czacie grupowym.
- Zgoda na uwagi w wielu kanałach. Warto uprzejmie poprosić klienta o zapisywanie uwag w portalu, aby nic się nie zgubiło.
Jak to wygląda w CLAPPO
CLAPPO realizuje ten przebieg: osobisty link w e-mailu, komentarze i oznaczenia na grafice, porównanie wersji, decyzja dla każdego pliku i automatyczne przypomnienia. Więcej na stronie akceptacja klienta bez konta. Wynik można zapisać jako podsumowanie projektu w PDF, jak opisano w poradniku Dowód akceptacji.