Por qué compensa tener un registro
Hay tres situaciones típicas: el cliente quiere cambiar algo después de la impresión, niega haber visto una versión concreta, o retiene la factura alegando cambios pendientes. En los tres casos, la intuición no ayuda. Lo que ayuda es una prueba que muestre persona, versión y momento.
Qué debe incluir un registro de aprobación
- Quién: nombre y correo electrónico de la persona que decidió.
- Qué: el archivo y la versión exacta que se aprobó.
- Cuándo: fecha y hora de la decisión.
- Decisión: aprobado, correcciones solicitadas o rechazado.
- Historial: los comentarios que llevaron a la decisión, con nombres y fechas.
Dónde suelen perderse los registros
- En largas cadenas de correos donde nadie recuerda a qué adjunto se refería.
- En chats de mensajería que ya no se pueden buscar o que se borraron meses después.
- En una llamada o una reunión, cuando nadie confirma el resultado por escrito.
- En nombres de archivo como «final_v3_nuevo» que no dicen nada sobre qué versión se aprobó.
Cómo proceder
- Nombra y numera cada versión de forma inequívoca.
- Pide la aprobación de forma explícita. Una pregunta como «¿Te gusta?» no basta. Mejor: «Por favor, aprueba la versión 3 antes del viernes o pide correcciones.»
- Registra la decisión en un solo lugar, no repartida entre tres canales.
- Tras la aprobación, archiva un resumen, por ejemplo como PDF junto al proyecto o la factura.
- Trata los cambios posteriores a la aprobación como una nueva versión y haz que se apruebe de nuevo, idealmente con una nota sobre el trabajo adicional.
Esta guía no constituye asesoramiento jurídico. El efecto que tiene una aprobación depende de tu contrato y del tipo de servicio. Para litigios o plazos de conservación, consulta a tu abogado o asesor fiscal.
Fórmula para la solicitud de aprobación
Si no trabajas con un portal, una plantilla clara ayuda: «Adjunto la versión 3 del folleto. Por favor, confirma antes del viernes 16 de octubre, con una breve respuesta, que apruebas esta versión, o indícanos los cambios que quieres. Con tu aprobación, el archivo pasa a imprenta. Los cambios posteriores serán un nuevo encargo.»
Cómo crea CLAPPO el registro
En CLAPPO, la decisión se guarda por archivo con nombre, fecha y versión. Con un clic se crea un resumen del proyecto en PDF con todos los archivos, su estado de aprobación, todas las versiones y el historial de comentarios. Lo archivas con la factura o en tu archivo. El flujo de trabajo se describe en la guía Aprobación de clientes por enlace.