Qué significa la aprobación de clientes por enlace
Subes el borrador a un portal de aprobación e introduces el correo electrónico de tu cliente. El portal envía un enlace personal. Con un solo clic, el cliente ve la versión actual, escribe comentarios justo en el lugar correcto y aprueba, pide correcciones o rechaza.
En qué se diferencia de dos alternativas habituales: enviar archivos por correo genera enseguida varias versiones del archivo, y los comentarios acaban repartidos entre correo, teléfono y chat. Las soluciones que exigen una cuenta de cliente obligan a cada persona que aprueba a registrarse y a recordar otra contraseña más. Ahí es justo donde las aprobaciones suelen atascarse.
El flujo de trabajo en cinco pasos
- Revisa el borrador internamente. Solo llega al cliente cuando tu equipo esté conforme.
- Crea un proyecto, sube el archivo y fija una fecha límite.
- Invita a la persona que aprueba con su correo electrónico. Recibe su enlace personal.
- El cliente revisa en el navegador, marca puntos y comenta.
- El cliente decide por archivo: aprobar, pedir correcciones o rechazar. Tú ves la decisión con fecha y hora.
Lista de control: en qué fijarte al elegir una solución
- El cliente no necesita cuenta ni contraseña.
- El enlace es personal y solo es válido para la persona invitada.
- Los comentarios se pueden colocar directamente sobre el diseño, también en PDF y vídeos.
- La decisión se aplica por archivo y queda registrada con nombre, fecha y versión.
- Es posible tener varias personas que aprueban por proyecto, y ves el estado de cada una.
- Los comentarios internos de tu equipo no son visibles para el cliente.
- Hay recordatorios automáticos antes de la fecha límite.
- El proveedor indica abiertamente dónde se almacenan los datos y qué proveedores de servicios intervienen. Cuando se trata de datos de clientes, es un criterio de selección; consulta la página de seguridad de CLAPPO como ejemplo.
Errores habituales que retrasan las aprobaciones
- Enviar borradores sin terminar. Cada errata que hay que corregir te cuesta credibilidad y una ronda.
- No fijar una fecha límite. Sin fecha, la aprobación se va retrasando.
- Demasiadas personas que aprueban y ninguna que decida. Cuando tres personas dejan comentarios contradictorios, la siguiente ronda se crea sola. Nombra a una persona que tenga la última palabra.
- Publicar el enlace en canales públicos. Un enlace personal va en un correo a la persona invitada, no en un chat de grupo.
- Permitir comentarios por varios canales. Pide amablemente al cliente que deje sus observaciones en el portal para que no se pierda nada.
Cómo se ve esto en CLAPPO
CLAPPO aplica este flujo de trabajo: enlace personal por correo, comentarios y marcas sobre el diseño, comparación de versiones, decisión por archivo y recordatorios automáticos. Más información en la página aprobación de clientes sin cuenta. El resultado se puede archivar como resumen del proyecto en PDF, tal como se describe en la guía Registro de aprobación.